Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy

20 grudnia 2020

Wraz z upowszechnieniem pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 pojawiły się wątpliwości związane z możliwością kontroli tego rodzaju organizacji pracy przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Ponieważ praca zdalna opiera się na konstrukcji stosunku pracy – na co jednoznacznie wskazują przepisy o pracy zdalnej – należy przyjąć, że podlega ona czynnościom kontrolnym i nadzorczym realizowanym przez inspektorów pracy. Żaden przepis nie daje podstaw, by przyjąć, że praca zdalna jest wyłączona spod działalności kontrolnej PIP. Poradnik stanowi omówienie poszczególnych zagadnień związanych z kontrolą pracy zdalnej przez inspektorów pracy.

1.Praca spoza zakładu pracy

Nie w każdym przypadku praca musi być realizowana z poziomu zakładu pracy. Tam, gdzie praca nie wiąże się z koniecznością użytkowania skomplikowanej infrastruktury – maszyn i urządzeń, a jej efekty mogą być w szczególności przekazywane drogą elektroniczną, istnieje możliwość wykonywania zadań przykładowo z miejsca zamieszkania pracownika.

Szeroko rozumiana „praca na odległość” funkcjonuje od wielu lat jako telepraca. Zgodnie z definicją telepracy zawartą w art. 675 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. – praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Taki sposób organizowania pracy określany jest mianem telepracy, a pracownik, który wykonuje pracę w powyższych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, określany jest jako telepracownik.

Epidemia COVID-19 spowodowała konieczność wprowadzenia bardziej elastycznego rozwiązania, jakim jest praca zdalna. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Ważne!

Praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Ma ona zatem zastosowanie szersze niż telepraca, która jest ograniczona do prac, których efekty można przesłać pracodawcy w szczególności drogą elektroniczną. Tym samym w przypadku szeroko rozumianej pracy biurowej może być ona realizowana na odległość w ramach pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 lub w ramach telepracy, którą można stosować zarówno w okresie epidemii, jak i poza nim.

2.Państwowa Inspekcja Pracy jako organ kontroli i nadzoru – również poza zakładem pracy

Ważne!

Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy w szczególności nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych. Rolą inspektorów pracy jest również ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracowników, o których mowa w Kodeksie pracy oraz innych aktach prawnych, w zakresie określonym w ustawie z 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy – dalej u.PIP.

Pracodawcy polecający pracownikom wykonywanie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 mogą mieć wątpliwości, czy praca tego rodzaju może zostać kontrolowana przez inspektorów pracy. Odnosząc się do powyższego dylematu, należy w pierwszej kolejności zauważyć, że zgodnie z informacją umieszczoną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej PIP (http://www.bip.pip.gov.pl/) „misją Państwowej Inspekcji Pracy jest skuteczne egzekwowanie przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy, poprzez efektywne i ukierunkowane kontrole oraz działania prewencyjne, zmierzające do ograniczenia zagrożeń wypadkowych i poszanowania prawa pracy”. Uwzględniając zakres właściwości rzeczowej, czyli zadań, o których mowa w art. 10 u.PIP, nie ma podstaw prawnych, które wyłączałyby PIP jako organ kontroli i nadzoru w stosunku do pracy zdalnej wykonywanej w celu przeciwdziałania COVID-19. Przeciwny pogląd prowadziłby do dyskryminowania osób wykonujących pracę zdalną w zakresie dostępu do ochrony sprawowanej przez urząd ustawowo powołany do kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, w szczególności realizowanej na podstawie stosunku pracy.

W sytuacji gdyby przyjąć, że zarówno „misja PIP”, o której mowa w BIP, jak i zadania ustawowe, o których mowa w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy, dotyczyłyby wyłącznie osób zatrudnionych w siedzibach pracodawców lub innych jego stacjonarnych jednostkach organizacyjnych takich jak filie czy oddziały, oznaczałoby to, że tysiące pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę, wykonujących swe zadania poza szeroko rozumianym zakładem pracy, pozbawionych byłoby ochrony prawnej ze strony PIP. Uwzględniając powyższe argumenty, należy przyjąć, że Państwowa Inspekcja Pracy jest organem do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, niezależnie od tego, czy pracownicy wykonują pracę w zakładzie pracy, czy poza nim, w ramach pracy na odległość (do której zalicza się praca zdalna oraz telepraca, jak również praca mobilna).

Pamiętaj!

Praca zdalna realizowana jest na podstawie stosunku pracy. Wskazują na to jednoznacznie stosowane w definicji pracy zdalnej pojęcia jak „pracodawca”, „pracownik”, „umowa o pracę”. Inspektor pracy jest i powinien być organem kontroli i nadzoru w stosunku do relacji pracodawca – pracownik, niezależnie od miejsca świadczenia pracy.

3.Co może podlegać kontroli

Kontrola pracy zdalnej realizowanej w celu przeciwdziałania COVID-19 przeprowadzana jest na podstawie przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Nie ma bowiem żadnych odrębnych regulacji, które normowałyby zasady kontroli w zakresie pracy zdalnej. Niezależnie od powyższego, nie w każdym przypadku kontrola pracy zdalnej będzie mogła przebiegać w analogicznym zakresie jak w przypadku kontroli pracy wykonywanej w zakładzie pracy.

Co może zatem podlegać kontroli inspektora w sytuacji, gdy pracodawca powierza pracownikom do wykonywania pracę zdalną? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w przepisach szczególnych dotyczących pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, jak również w powszechnych przepisach prawa pracy. Należy bowiem pamiętać, że praca zdalna różni się od pracy realizowanej w miejscu jej stałego wykonywania co do zasady miejscem pracy (zmiana miejsca pracy jest bowiem środkiem profilaktycznym zmierzającym do ograniczenia epidemii COVID-19) przy jednoczesnym zachowaniu szeregu obowiązków pracodawcy względem pracowników zdalnych wynikających z powszechnych źródeł prawa pracy (Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych).

 

Ważne!

Kontrola inspektorów pracy przeprowadzana jest w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej także w przypadku, gdy przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego.

Ponieważ praca zdalna nie jest rozwiązaniem hybrydowym na styku prawa pracy i umów prawa cywilnego, należy pamiętać, że pracownicy zdalni powinni legitymować się orzeczeniami lekarskimi stwierdzającymi brak przeciwwskazań do pracy, wystawionymi w ramach profilaktycznych badań lekarskich, jak również aktualnym szkoleniem bhp. Z całą pewnością inspektor pracy ma prawo w czasie kontroli zażądać udostępnienia dokumentów potwierdzających wypełnienie przez pracodawcę obowiązków związanych z badaniami oraz szkoleniami. Kontrola w tym zakresie będzie przeprowadzona na podstawie udostępnionych przez pracodawcę akt osobowych pracowników wykonujących pracę zdalną w siedzibie pracodawcy.

Pracodawca kierujący pracowników do pracy zdalnej może mieć uzasadnione wątpliwości, czy niezbędnym postępowaniem jest skierowanie pracowników przed powierzeniem pracy zdalnej na wstępne profilaktyczne badania lekarskie oraz szkolenie bhp, uwzględniając modyfikacje w zakresie miejsca pracy. Odnosząc się do powyższej wątpliwości, można przyjąć, uwzględniając fakt, że przedmiotem pracy zdalnej jest praca tego samego rodzaju co praca wykonywana w zakładzie (praca wynikająca z umowy o pracę), wydaje się, że nie ma uzasadnienia do zapewniania przez pracodawcę przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej dodatkowych profilaktycznych badań lekarskich oraz szkoleń bhp.

W kontekście powierzania pracownikom pracy zdalnej pojawia się kolejna istotna wątpliwość, mająca znaczenie w przypadku kontroli PIP, dotycząca przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego, w tym jej aktualizacji o nowy czynnik biologiczny wywołujący chorobę COVID-19. Warto pamiętać, że nie ma przepisu, który zwalniałby pracodawcę organizującego pracę zdalną z obowiązków związanych z przeprowadzaniem i aktualizacją oceny ryzyka zawodowego, tym samym inspektor pracy ma możliwość zweryfikowania, czy pracodawca wywiązał się z obowiązków związanych z oceną ryzyka zawodowego względem pracowników zdalnych.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W nawiązaniu do wcześniej omówionego ograniczenia wynikającego z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (w zakresie prawa swobodnego wstępu i poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego) może powstać wątpliwość, czy i w jakim zakresie inspektor jest uprawniony do weryfikowania możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy, w sytuacji gdy praca zdalna ma być realizowana w domu pracownika. Uprawnienie do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego nie oznacza, że inspektor pracy ma prawo do swobodnego poruszania się w mieszkaniu pracownika zdalnego. Nie oznacza to jednak, że inspektor pozbawiony jest jakichkolwiek możliwości kontroli w zakresie możliwości technicznych oraz lokalowych wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik zdalny napisał skargę do PIP, załączając zdjęcia komputerowego stanowiska pracy. Na podstawie takich zdjęć inspektor będzie miał możliwość zweryfikowania, czy pracodawca zapewnił pracownikowi zdalnemu warunki zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przywołane rozporządzenie określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, wymagania dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, bez odwołania się do lokalizacji, w której stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy zostało zorganizowane.

 

Pamiętaj!

Inspektor pracy ma prawo zażądania przedstawienia wszelkich dokumentów dotyczących organizowania i zlecania pracownikom wykonywania pracy zdalnej. Ma możliwość weryfikacji akt osobowych pracowników oraz pozostałej dokumentacji ze stosunku pracy. Warto pamiętać, że praca zdalna powinna być tą samą pracą, która określona jest w umowie o pracę – wynika to jednoznacznie z definicji pracy zdalnej. Tym samym należy uznać, że inspektor pracy ma prawo zweryfikować, czy pracodawca w ramach pracy zdalnej nie powierzył pracownikowi innej pracy, co mogłoby zostać uznane za naruszenie przepisów o pracy zdalnej.

4.Czynny udział w kontroli

Analizując przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, regulujące postępowanie kontrolne inspektora pracy, można dojść do wniosku, że rolą podmiotu kontrolowanego jest wyłącznie wykonywanie poleceń inspektora. Jednak w celu ograniczenia potencjalnych skutków kontroli warto nie tylko ślepo wykonywać obowiązki podmiotu kontrolowanego wynikające z przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, ale i uczestniczyć w kontroli w sposób aktywny. W szczególności dotyczy to kontroli nowego rozwiązania pewnego, jakim jest praca zdalna w celu przeciwdziałania COVID-19.

Poruszając zagadnienie udziału przedstawiciela pracodawcy w kontroli, warto odwołać się do wynikającej z postępowania administracyjnego zasady czynnego udziału strony w postępowaniu. Można zatem zadawać inspektorowi pytania dotyczące prowadzonej kontroli w celu rozwiania wątpliwości w zakresie stosowania przepisów prawa pracy, w tym technicznego bezpieczeństwa pracy w zakresie pracy zdalnej. Polemika z inspektorem jest jak najbardziej wskazana, oczywiście jeżeli nie ma ona na celu utrudniania

 

Ważne!

Uczestniczenie w kontroli w sposób czynny daje szansę wyjaśnienia wielu spornych kwestii przed formalnym sporządzeniem dokumentacji z kontroli. Jest to istotne, ponieważ protokół z kontroli zawierający opis nieprawidłowości jest uzasadnieniem faktycznym do wydawanych przez inspektora środków prawnych.

5.Dokumentacja z kontroli

Ponieważ procedura kontroli pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 nie została odrębnie uregulowana, należy przyjąć, że ustalenia z kontroli będą dokumentowane na analogicznych zasadach, jak ma to miejsce w przypadku innych zagadnień znajdujących się w obrębie zainteresowania inspektorów pracy. W praktyce stosowane są dwie formy dokumentowania czynności kontrolnych:

notatka urzędowa,
protokół z kontroli.

Notatka urzędowa nie jest częstą formą dokumentowania czynności kontrolnych. Wynika to z faktu, że stosuje się ją tylko wówczas, gdy kontrola nie wykazała żadnych nieprawidłowości. Najczęstszą formą dokumentowania czynności kontrolnych, jaką posługują się inspektorzy PIP, jest więc protokół.

 

Ważne!

Podstawowym błędem, jaki popełniają pracodawcy, jest podpisywanie protokołu bez dokładnego zapoznania się z jego treścią, wychodząc z założenia, że skoro został sporządzony przez inspektora pracy, to z pewnością wszystkie treści w nim zawarte są zgodne ze stanem faktycznym. Rekomendowanym postępowaniem jest bardzo dokładne zapoznanie się z treścią protokołu, w razie jakichkolwiek wątpliwości należy wnieść umotywowane zastrzeżenia do jego treści.

6.Możliwe środki prawne

Nieprawidłowości wykazane w protokole kontroli uprawniają i zobowiązują jednocześnie inspektora pracy do podjęcia dalszych działań. Wynika to z faktu, że inspektor jest zarówno organem kontroli, jak i nadzoru w zakresie przestrzegania prawa pracy i bhp. Tym samym ma on prawo, gdy ustalenia kontroli wskazują na nieprawidłowości związane z organizacją pracy zdalnej, stosować środki prawne wynikające z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.

Najczęstsze środki prawne stosowane przez inspektorów to nakaz i wystąpienie. Nakaz stosowany jest w sytuacji, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości z zakresu bhp.

7.Podsumowanie

Nie ma podstaw prawnych, by twierdzić, że praca zdalna wyłączona jest spod działalności kontrolnej i nadzorczej realizowanej przez inspektorów pracy. Z całą pewnością, chcąc kontrolować pracę zdalną, inspektor nie ma zagwarantowanych takich uprawnień w zakresie swobodnego poruszania się i wizytacji w miejscu wykonywania pracy zdalnej, jak w przypadku, gdy miejsce pracy usytuowane jest w zakładzie pracy. Pracownika zdalnego, a właściwie miejsce pracy usytuowane w jego mieszkaniu, chroni bowiem prawo do prywatności. Z drugiej jednak strony jak najbardziej istnieją możliwości zapoznania inspektora ze stanem faktycznym w zakresie zorganizowania stanowiska pracy np. w formie dokumentacji fotograficznej. Wykonywanie pracy zdalnej odbywa się poza zakładem pracy, jednak w zakładzie znajduje się cała dokumentacja związana z zatrudnieniem pracowników zdalnych. Tym samym inspektor pracy ma pełne prawo jej weryfikacji, zarówno u pracodawcy, jak i w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

 

Źródło; Sebastian Kryczka, Woltera Kluwer,2020,Warszawa