Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy

10 lutego 2021

Wraz z upowszechnieniem pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 pojawiły się wątpliwości związane z możliwością kontroli tego rodzaju organizacji pracy przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Ponieważ praca zdalna opiera się na konstrukcji stosunku pracy – na co jednoznacznie wskazują przepisy o pracy zdalnej – należy przyjąć, że podlega ona czynnościom kontrolnym i nadzorczym realizowanym przez inspektorów pracy. Żaden przepis nie daje podstaw, by przyjąć, że praca zdalna jest wyłączona spod działalności kontrolnej PIP. Poradnik stanowi omówienie poszczególnych zagadnień związanych z kontrolą pracy zdalnej przez inspektorów pracy.
1. Praca spoza zakładu pracy
Nie w każdym przypadku praca musi być realizowana z poziomu zakładu pracy. Tam, gdzie praca nie wiąże się z koniecznością użytkowania skomplikowanej infrastruktury – maszyn i urządzeń, a jej efekty mogą być w szczególności przekazywane drogą elektroniczną, istnieje możliwość wykonywania zadań przykładowo z miejsca zamieszkania pracownika.
Szeroko rozumiana „praca na odległość” funkcjonuje od wielu lat jako telepraca. Zgodnie z definicją telepracy zawartą w art. 675 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. – praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Taki sposób organizowania pracy określany jest mianem telepracy, a pracownik, który wykonuje pracę w powyższych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, określany jest jako telepracownik.
Epidemia COVID-19 spowodowała konieczność wprowadzenia bardziej elastycznego rozwiązania, jakim jest praca zdalna. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Ważne!
Praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Ma ona zatem zastosowanie szersze niż telepraca, która jest ograniczona do prac, których efekty można przesłać pracodawcy w szczególności drogą elektroniczną. Tym samym w przypadku szeroko rozumianej pracy biurowej może być ona realizowana na odległość w ramach pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 lub w ramach telepracy, którą można stosować zarówno w okresie epidemii, jak i poza nim.
2. Państwowa Inspekcja Pracy jako organ kontroli i nadzoru – również poza zakładem pracy
Praca znajduje się pod ochroną Rzeczypospolitej Polskiej. Państwo sprawuje nadzór nad warunkami wykonywania pracy, co wyraźnie wynika z art. 24 ustawy z 2.04.1997 r. – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej. Uściśleniem powyższej konstytucyjnej zasady jest art. 184 k.p., zgodnie z którym nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy, w tym przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.
Ważne!
Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy w szczególności nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych. Rolą inspektorów pracy jest również ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracowników, o których mowa w Kodeksie pracy oraz innych aktach prawnych, w zakresie określonym w ustawie z 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy – dalej u.PIP.
Pracodawcy polecający pracownikom wykonywanie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 mogą mieć wątpliwości, czy praca tego rodzaju może zostać kontrolowana przez inspektorów pracy. Odnosząc się do powyższego dylematu, należy w pierwszej kolejności zauważyć, że zgodnie z informacją umieszczoną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej PIP (http://www.bip.pip.gov.pl/) „misją Państwowej Inspekcji Pracy jest skuteczne egzekwowanie przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy, poprzez efektywne i ukierunkowane kontrole oraz działania prewencyjne, zmierzające do ograniczenia zagrożeń wypadkowych i poszanowania prawa pracy”. Uwzględniając zakres właściwości rzeczowej, czyli zadań, o których mowa w art. 10 u.PIP, nie ma podstaw prawnych, które wyłączałyby PIP jako organ kontroli i nadzoru w stosunku do pracy zdalnej wykonywanej w celu przeciwdziałania COVID-19. Przeciwny pogląd prowadziłby do dyskryminowania osób wykonujących pracę zdalną w zakresie dostępu do ochrony sprawowanej przez urząd ustawowo powołany do kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, w szczególności realizowanej na podstawie stosunku pracy.
W sytuacji gdyby przyjąć, że zarówno „misja PIP”, o której mowa w BIP, jak i zadania ustawowe, o których mowa w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy, dotyczyłyby wyłącznie osób zatrudnionych w siedzibach pracodawców lub innych jego stacjonarnych jednostkach organizacyjnych takich jak filie czy oddziały, oznaczałoby to, że tysiące pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę, wykonujących swe zadania poza szeroko rozumianym zakładem pracy, pozbawionych byłoby ochrony prawnej ze strony PIP.
Uwzględniając powyższe argumenty, należy przyjąć, że Państwowa Inspekcja Pracy jest organem do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, niezależnie od tego, czy pracownicy wykonują pracę w zakładzie pracy, czy poza nim, w ramach pracy na odległość (do której zalicza się praca zdalna oraz telepraca, jak również praca mobilna).
Pamiętaj!
Praca zdalna realizowana jest na podstawie stosunku pracy. Wskazują na to jednoznacznie stosowane w definicji pracy zdalnej pojęcia jak „pracodawca”, „pracownik”, „umowa o pracę”. Inspektor pracy jest i powinien być organem kontroli i nadzoru w stosunku do relacji pracodawca – pracownik, niezależnie od miejsca świadczenia pracy.
3. Co może podlegać kontroli
Kontrola pracy zdalnej realizowanej w celu przeciwdziałania COVID-19 przeprowadzana jest na podstawie przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Nie ma bowiem żadnych odrębnych regulacji, które normowałyby zasady kontroli w zakresie pracy zdalnej. Niezależnie od powyższego, nie w każdym przypadku kontrola pracy zdalnej będzie mogła przebiegać w analogicznym zakresie jak w przypadku kontroli pracy wykonywanej w zakładzie pracy.
Co może zatem podlegać kontroli inspektora w sytuacji, gdy pracodawca powierza pracownikom do wykonywania pracę zdalną? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w przepisach szczególnych dotyczących pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, jak również w powszechnych przepisach prawa pracy. Należy bowiem pamiętać, że praca zdalna różni się od pracy realizowanej w miejscu jej stałego wykonywania co do zasady miejscem pracy (zmiana miejsca pracy jest bowiem środkiem profilaktycznym zmierzającym do ograniczenia epidemii COVID-19) przy jednoczesnym zachowaniu szeregu obowiązków pracodawcy względem pracowników zdalnych wynikających z powszechnych źródeł prawa pracy (Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych).
Ważne!
Kontrola inspektorów pracy przeprowadzana jest w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej także w przypadku, gdy przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego.
Przykład
Pracodawca działający w branży z zakresu nowych technologii zatrudnia pracowników w siedzibie pracodawcy, jak również w ramach pracy zdalnej wykonywanej w celu przeciwdziałania COVID-19. Część pracowników zatrudnionych w ramach pracy zdalnej wykonuje ją w domu, niektórzy świadczą ją w wynajętym przez pracodawcę biurze usytuowanym poza zakładem pracy.
W powyższej sytuacji można uznać, że inspektor pracy ma prawo do swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, jak również do wynajętego biura, w którym świadczą pracę pracownicy w ramach pracy zdalnej. Można bowiem uznać, że zarówno zakład pracy, jak i wynajęte pomieszczenia biurowe usytuowane poza zakładem mieszczą się w pojęciu terenu oraz obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Problem może pojawić się w przypadku pracy wykonywanej w miejscu zamieszkania. W takim przypadku inspektor pracy co do zasady nie ma uprawnień do swobodnego poruszania się, w tym przeprowadzania kontroli o każdej porze i bez uprzedzenia. Nie można jednak wykluczyć, że domowa kontrola inspektora pracy mogłaby być przeprowadzona, gdyby pracownik zdalny złożył skargę i jednocześnie wyraził zgodę, aby inspektor przeprowadził wizytację w obrębie jego stanowiska pracy w ramach pracy zdalnej.
Ponieważ praca zdalna nie jest rozwiązaniem hybrydowym na styku prawa pracy i umów prawa cywilnego, należy pamiętać, że pracownicy zdalni powinni legitymować się orzeczeniami lekarskimi stwierdzającymi brak przeciwwskazań do pracy, wystawionymi w ramach profilaktycznych badań lekarskich, jak również aktualnym szkoleniem bhp. Z całą pewnością inspektor pracy ma prawo w czasie kontroli zażądać udostępnienia dokumentów potwierdzających wypełnienie przez pracodawcę obowiązków związanych z badaniami oraz szkoleniami. Kontrola w tym zakresie będzie przeprowadzona na podstawie udostępnionych przez pracodawcę akt osobowych pracowników wykonujących pracę zdalną w siedzibie pracodawcy.
Pracodawca kierujący pracowników do pracy zdalnej może mieć uzasadnione wątpliwości, czy niezbędnym postępowaniem jest skierowanie pracowników przed powierzeniem pracy zdalnej na wstępne profilaktyczne badania lekarskie oraz szkolenie bhp, uwzględniając modyfikacje w zakresie miejsca pracy. Odnosząc się do powyższej wątpliwości, można przyjąć, uwzględniając fakt, że przedmiotem pracy zdalnej jest praca tego samego rodzaju co praca wykonywana w zakładzie (praca wynikająca z umowy o pracę), wydaje się, że nie ma uzasadnienia do zapewniania przez pracodawcę przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej dodatkowych profilaktycznych badań lekarskich oraz szkoleń bhp.
W kontekście powierzania pracownikom pracy zdalnej pojawia się kolejna istotna wątpliwość, mająca znaczenie w przypadku kontroli PIP, dotycząca przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego, w tym jej aktualizacji o nowy czynnik biologiczny wywołujący chorobę COVID-19. Warto pamiętać, że nie ma przepisu, który zwalniałby pracodawcę organizującego pracę zdalną z obowiązków związanych z przeprowadzaniem i aktualizacją oceny ryzyka zawodowego, tym samym inspektor pracy ma możliwość zweryfikowania, czy pracodawca wywiązał się z obowiązków związanych z oceną ryzyka zawodowego względem pracowników zdalnych.
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W nawiązaniu do wcześniej omówionego ograniczenia wynikającego z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (w zakresie prawa swobodnego wstępu i poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego) może powstać wątpliwość, czy i w jakim zakresie inspektor jest uprawniony do weryfikowania możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy, w sytuacji gdy praca zdalna ma być realizowana w domu pracownika. Uprawnienie do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego nie oznacza, że inspektor pracy ma prawo do swobodnego poruszania się w mieszkaniu pracownika zdalnego. Nie oznacza to jednak, że inspektor pozbawiony jest jakichkolwiek możliwości kontroli w zakresie możliwości technicznych oraz lokalowych wykonywania pracy zdalnej.
Przykład
Pracownik mieszkający w budynku wielorodzinnym został przez pracodawcę zobowiązany do wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z treścią umowy pracownik zajmuje się obróbką metali, wykorzystując do tego rozmaite narzędzia. Pracownik napisał do Państwowej Inspekcji Pracy skargę, w treści której zakwestionował możliwość wykonywania pracy zdalnej w budynku wielorodzinnym, uwzględniając fakt posiadania dwupokojowego mieszkania, w którym dodatkowo mieszka małżonka i dwójka dzieci. W załączeniu do skargi pracownik przesłał zdjęcia stanowiska pracy usytuowanego w mieszkaniu.
W powyższej sytuacji inspektor, bez konieczności przeprowadzenia osobistej wizytacji w mieszkaniu zatrudnionego, ma możliwość zweryfikowania, czy faktycznie istniała możliwość legalnego powierzenia pracy zdalnej wynikającej z umowy, uwzględniając warunki techniczne i lokalowe w mieszkaniu pracownika.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stanowisku grafika komputerowego został skierowany do pracy zdalnej. W procesie pracy wykorzystuje zaawansowaną stację graficzną w postaci komputera stacjonarnego, połączonego z monitorem ekranowym, klawiaturą oraz myszą. Pracodawca w ramach obowiązku zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługi logistycznej zapewnił wyłącznie przewóz komputera wraz z akcesoriami. Pracownik nie został wyposażony we właściwy stół oraz krzesło spełniające wymagania ergonomii.
Pracownik zdalny napisał skargę do PIP, załączając zdjęcia komputerowego stanowiska pracy. Na podstawie takich zdjęć inspektor będzie miał możliwość zweryfikowania, czy pracodawca zapewnił pracownikowi zdalnemu warunki zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przywołane rozporządzenie określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, wymagania dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, bez odwołania się do lokalizacji, w której stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy zostało zorganizowane.
Pamiętaj!
Inspektor pracy ma prawo zażądania przedstawienia wszelkich dokumentów dotyczących organizowania i zlecania pracownikom wykonywania pracy zdalnej. Ma możliwość weryfikacji akt osobowych pracowników oraz pozostałej dokumentacji ze stosunku pracy. Warto pamiętać, że praca zdalna powinna być tą samą pracą, która określona jest w umowie o pracę – wynika to jednoznacznie z definicji pracy zdalnej. Tym samym należy uznać, że inspektor pracy ma prawo zweryfikować, czy pracodawca w ramach pracy zdalnej nie powierzył pracownikowi innej pracy, co mogłoby zostać uznane za naruszenie przepisów o pracy zdalnej.
4. Czynny udział w kontroli
Analizując przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, regulujące postępowanie kontrolne inspektora pracy, można dojść do wniosku, że rolą podmiotu kontrolowanego jest wyłącznie wykonywanie poleceń inspektora. Jednak w celu ograniczenia potencjalnych skutków kontroli warto nie tylko ślepo wykonywać obowiązki podmiotu kontrolowanego wynikające z przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, ale i uczestniczyć w kontroli w sposób aktywny. W szczególności dotyczy to kontroli nowego rozwiązania pewnego, jakim jest praca zdalna w celu przeciwdziałania COVID-19.
Poruszając zagadnienie udziału przedstawiciela pracodawcy w kontroli, warto odwołać się do wynikającej z postępowania administracyjnego zasady czynnego udziału strony w postępowaniu. Można zatem zadawać inspektorowi pytania dotyczące prowadzonej kontroli w celu rozwiania wątpliwości w zakresie stosowania przepisów prawa pracy, w tym technicznego bezpieczeństwa pracy w zakresie pracy zdalnej. Polemika z inspektorem jest jak najbardziej wskazana, oczywiście jeżeli nie ma ona na celu utrudniania czynności kontrolnych.
Ważne!
Uczestniczenie w kontroli w sposób czynny daje szansę wyjaśnienia wielu spornych kwestii przed formalnym sporządzeniem dokumentacji z kontroli. Jest to istotne, ponieważ protokół z kontroli zawierający opis nieprawidłowości jest uzasadnieniem faktycznym do wydawanych przez inspektora środków prawnych.
5. Dokumentacja z kontroli
Ponieważ procedura kontroli pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 nie została odrębnie uregulowana, należy przyjąć, że ustalenia z kontroli będą dokumentowane na analogicznych zasadach, jak ma to miejsce w przypadku innych zagadnień znajdujących się w obrębie zainteresowania inspektorów pracy. W praktyce stosowane są dwie formy dokumentowania czynności kontrolnych:
• notatka urzędowa,
• protokół z kontroli.
Notatka urzędowa nie jest częstą formą dokumentowania czynności kontrolnych. Wynika to z faktu, że stosuje się ją tylko wówczas, gdy kontrola nie wykazała żadnych nieprawidłowości. Najczęstszą formą dokumentowania czynności kontrolnych, jaką posługują się inspektorzy PIP, jest więc protokół.
Ważne!
Podstawowym błędem, jaki popełniają pracodawcy, jest podpisywanie protokołu bez dokładnego zapoznania się z jego treścią, wychodząc z założenia, że skoro został sporządzony przez inspektora pracy, to z pewnością wszystkie treści w nim zawarte są zgodne ze stanem faktycznym. Rekomendowanym postępowaniem jest bardzo dokładne zapoznanie się z treścią protokołu, w razie jakichkolwiek wątpliwości należy wnieść umotywowane zastrzeżenia do jego treści.
6. Możliwe środki prawne
Nieprawidłowości wykazane w protokole kontroli uprawniają i zobowiązują jednocześnie inspektora pracy do podjęcia dalszych działań. Wynika to z faktu, że inspektor jest zarówno organem kontroli, jak i nadzoru w zakresie przestrzegania prawa pracy i bhp. Tym samym ma on prawo, gdy ustalenia kontroli wskazują na nieprawidłowości związane z organizacją pracy zdalnej, stosować środki prawne wynikające z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.
Najczęstsze środki prawne stosowane przez inspektorów to nakaz i wystąpienie. Nakaz stosowany jest w sytuacji, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości z zakresu bhp.
Przykład
Pracodawca w okresie epidemii COVID-19 zatrudnił osobę, która docelowo została przeniesiona do pracy zdalnej. Pracodawca w obawie o bezpieczeństwo nowo zatrudnionego pracownika nie skierował go na wstępne profilaktyczne badania lekarskie.
Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Obowiązkiem pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej było skierowanie go na wstępne badania profilaktyczne. W takiej sytuacji inspektor może wydać nakaz administracyjny, w którym zobowiąże pracodawcę do skierowania pracownika na profilaktyczne badania wstępne.
Wystąpienia w przeciwieństwie do decyzji stosowane są w sytuacji, gdy wykryte nieprawidłowości nie dotyczą sfery bhp, mają natomiast związek z naruszeniem przepisów z zakresu prawnej ochrony pracy.
Przykład
Pracodawca na dwumiesięczny czas wykonywania pracy zdalnej polecił pracownikowi wykonywanie innej pracy niż określona w umowie.
W powyższym przypadku, uwzględniając fakt, że przedmiotem pracy zdalnej może być praca wynikająca z umowy, inspektor będzie miał prawo zakwestionować powierzenie pracownikowi innych zadań. Zalecenie w tym zakresie będzie mogło być sformułowane w treści pisemnego wystąpienia.
7. Podsumowanie
Nie ma podstaw prawnych, by twierdzić, że praca zdalna wyłączona jest spod działalności kontrolnej i nadzorczej realizowanej przez inspektorów pracy. Z całą pewnością, chcąc kontrolować pracę zdalną, inspektor nie ma zagwarantowanych takich uprawnień w zakresie swobodnego poruszania się i wizytacji w miejscu wykonywania pracy zdalnej, jak w przypadku, gdy miejsce pracy usytuowane jest w zakładzie pracy. Pracownika zdalnego, a właściwie miejsce pracy usytuowane w jego mieszkaniu, chroni bowiem prawo do prywatności. Z drugiej jednak strony jak najbardziej istnieją możliwości zapoznania inspektora ze stanem faktycznym w zakresie zorganizowania stanowiska pracy np. w formie dokumentacji fotograficznej. Wykonywanie pracy zdalnej odbywa się poza zakładem pracy, jednak w zakładzie znajduje się cała dokumentacja związana z zatrudnieniem pracowników zdalnych. Tym samym inspektor pracy ma pełne prawo jej weryfikacji, zarówno u pracodawcy, jak i w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

źródło; Kryczka Sebastian, LEX/el. 2020