W dniu 27 stycznia 2023 r. Prezydent podpisał ustawę zmieniającą kodeks pracy, regulującą pracę zdalną oraz kontrolę trzeźwości pracowników. Ustawa przewiduje m.in., że pracodawca nadal będzie miał możliwość (np. z powodu siły wyższej) polecenia pracy zdalnej. Pracownik natomiast będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o pracę zdalną. W niektórych sytuacjach pracodawca będzie zobowiązany do uwzględnienia wniosku pracownika. Pracodawca zyska ponadto prawo do kontrolowania trzeźwości pracowników. Co dokładnie się zmieni?
Praca zdalna w kodeksie pracy
Zgodnie z ustawą uchwaloną przez Sejm 13 stycznia 2023 r., ustawa wejdzie w życie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, choć przepisy dotyczące pracy zdalnej zaczną obowiązywać dwa miesiące po dniu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Obecnie ustawa oczekuje na publikację.
Miejsce wykonywania uzgodnione z pracodawcą
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Miejsce wykonywania pracy będzie trzeba każdorazowo uzgadniać z pracodawcą.
Uzgodnienie
Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej będzie mogła być podjęta zarówno w momencie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia.
W przypadku gdy strony umowy o pracę zdecydują się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia, uzgodnienia w tej sprawie będzie można dokonać z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Wniosek będzie można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. W tym przypadku nie będzie miał zastosowania przepis, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
Polecenie pracodawcy
Pracodawca nadal będzie mógł polecić wykonywanie pracy zdalnej. Będzie to możliwe:
Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej. O takiej zmianie pracownik będzie obowiązany poinformować pracodawcę niezwłocznie.
Kiedy trzeba uwzględnić wniosek pracownika
W niektórych sytuacjach pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Dotyczy to przypadków, gdy wniosek złoży:
Trzeba określić zasady pracy zdalnej
W zależności od tego, w jakim trybie dochodzi do wprowadzenia pracy zdalnej, zasady tej pracy trzeba określić w odpowiednich dokumentach. Gdy działają organizacje związkowe zasady pracy zdalnej należy określić w porozumieniu. Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe, zasady wykonywania pracy zdalnej będzie trzeba określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.. Jeżeli nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgodni treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia ww. porozumienia, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Gdy brak organizacji związkowych – regulamin
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określi w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Co powinno zawierać porozumienie oraz regulamin
Ustawa określa, co powinno regulować porozumienie lub regulamin. W aktach tych należy ustalić:
Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia
W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę, pisemna informacja o warunkach zatrudnienia powinna dodatkowo zawierać co najmniej:
Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej
Gdy do uzgodnienia pracy zdalnej dojdzie w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Uwaga! Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej i będzie wiążący. Strony ustalą przy tym termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Koszty pracy zdalnej
Pracodawca będzie obowiązany:
Ochrona danych osobowych
Pracodawca będzie obowiązany określić procedury ochrony danych osobowych przyjmowanych przez pracodawcę na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Natomiast pracownik wykonujący pracę zdalną będzie musiał potwierdzić, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z ww. procedurami oraz ich przestrzegać.
Kontrola wykonywania pracy
Pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy przez pracownika zdalnego, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zasady tej kontroli muszą być określone odpowiednio w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu praocdawcy lub porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca będzie obowiązany dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Uwaga! Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy (przygotowanej wcześniej na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego), wezwie pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnie zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w miejscu i terminie określonym przez pracodawcę.
Zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną
Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również odmowy wykonywania takiej pracy.
Ocena ryzyka zawodowego
Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, uwzględniając w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowy i szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy, i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą:
Okazjonalna praca zdalna
Pracę zdalną będzie można wykonywać również okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Nowe przepisy przewidują, że do okazjonalnej pracy zdalnej, która będzie miała charakter incydentalny, nie będą stosowane przepisy dotyczące:
Kontrola trzeźwości pracowników
Na mocy nowych przepisów, które zostaną dodane do kodeksu pracy, pracodawca zyska podstawę prawną do przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników. Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw oczekuje teraz na publikację w Dzienniku Ustaw. Ważne! Kontrola będzie mogła być przeprowadzana, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Zasady kontroli trzeźwości powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Akty te powinny określać:
–czas i częstotliwość jej przeprowadzania. Dodatkowo sposób przeprowadzania kontroli będzie musiał uwzględniać wymagania wynikające z przepisów, które zostaną wydane na podstawie nowego art. 22(1g) k.p.O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W przypadku zatrudnienia nowego pracownika objętego kontrolą trzeźwości, pracodawca będzie musiał przekazać temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje o zasadach kontroli trzeźwości w postaci papierowej lub elektronicznej. Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Badanie to polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Zgodnie z art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:
1)stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:
2)stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:
Przetwarzanie danych
Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Informacje o badaniu i jego wynikach przechowywane są w aktach osobowych pracownika:
1)przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania,przy czym jeżeli informacje o badaniu mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania;
Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości.
Przypomnijmy, że stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:
Stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:
Organ ten przeprowadza badanie stanu trzeźwości pracownika przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego.
W niektórych sytuacjach organ zleca przeprowadzenie badania krwi. Dzieje się tak jeżeli:
Pracodawca będzie mógł wprowadzić również kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Również i w tej sytuacji warunkiem będzie konieczność zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola ta wykaże obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu takiego środka lub zażywał taki środek w czasie pracy. Uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego zleca przeprowadzenie badania krwi lub moczu, jeżeli: